Atti Amministrativi

Il Modulo Atti Amministrativi gestisce l’intero flusso documentale all’interno dell’Ente, dall’inserimento preliminare fino alla pubblicazione dell’atto con tutti i suoi allegati.

Il programma garantisce la visibilità delle informazioni di competenza e la riservatezza dei dati, nel pieno rispetto delle norme sulla privacy. Attraverso l’integrazione con le altre funzionalità della suite, l’operatore può sfruttarne le funzionalità per produrre con estrema precisione l’attestazione della copertura finanziaria e la liquidazione di spesa. Le sue performance straordinarie razionalizzano l’intera struttura organizzativa dell’Ente, eliminando qualsiasi fattore di stress dall’ambiente lavorativo.

Le funzionalità principali

Atti e iter formativo: La funzione definisce le tipologie degli atti gestiti dall’Ente e il relativo iter di approvazione, con gli attori interessati e la documentazione prodotta per ogni evento.

Conservazione Documentale: La funzione invia gli atti firmati digitalmente ai conservatori accreditati, lasciando intatta la possibilità di consultazione presso il repository locale.

Amministrazione Trasparente: La funzione permette di consultare gli atti secondo filtri prestabiliti nell'apposito ramo dell'Amministrazione Trasparente. Inoltre, il software offre la possibilità di oscurare i dati sensibili dell’atto e di produrre una copia che mostra esclusivamente le informazioni di dominio pubblico.

Determinazioni e Ordinanze: La funzione opera in simbiosi con il bilancio pluriennale (per il finanziamento delle spese e l’accertamento delle entrate trattate nell’atto) e genera i CIG e i CUP associati all’Archivio Unico Soggetti (per le future attività di liquidazione).

Personalizzazione formati: La funzione definisce la struttura del testo all’interno dell’atto: frontespizio, corpo del testo, retro etc. Il software permette all’operatore di personalizzare sia i contenuti che gli allegati in base ai dati acquisiti nell’iter formativo.

Fascicolazione e Protocollazione: La funzione permette l'integrazione con i fascicoli del protocollo.

Protocollo

è strutturato per offrire diverse funzionalità, dal “nucleo minimo” (come prescritto dagli standard CNIPA) fino alla gestione del Registro di Protocollo Informatico e dell’intero flusso documentale. La recente normativa sulla dematerializzazione ha imposto alla Pubblica Amministrazione una profonda riorganizzazione interna: il software incrementa del 30% l’efficienza lavorativa dell’Ente attraverso un rapporto consulenziale puntuale e sempre aggiornato e l’implementazione di strumenti tecnologici sempre all’avanguardia.

Le funzionalità principali

Gestione Titolario e Pianta Organica: La funzione gestisce il titolario, classifica e mostra lo storico dei documenti. Inoltre, definisce ruoli e utenti all’interno della Pianta Organica e consente spostamenti rapidi fra ruoli e settori diversi.

Protocollazione: La funzione protocolla tutti i documenti in entrata e in uscita, sia elettronici che cartacei. La protocollazione dei documenti cartacei avviene in tempo reale tramite il Tool Scanner che consente l’acquisizione in formato elettronico o previa segnatura (effettuata con stampa e apposizione del codice a barre per una scansione differita). In seguito, il software provvede in automatico all’associazione del documento con la relativa registrazione di protocollo.

Gestione Pec: La funzione monitora una o più caselle di Posta Elettronica Certificata e integra la procedura di protocollazione automatica del documento. Inoltre, scarica le caselle di posta elettronica ed effettua il backup. Anche l’invio dei protocolli in partenza avviene in modo automatico attraverso QrCode o Firma Digitale.

Fatturazione Elettronica: La funzione protocolla in modo automatico le fatture elettroniche provenienti dallo SDI, per assegnarle automaticamente agli uffici e gestirne l’accettazione o il rifiuto.

Scrivania Lavoro: La funzione gestisce la scrivania di lavoro per ogni utente e/o ufficio, con il relativo workflow per tracciare la pratica dei documenti in entrata e in uscita.

Fascicoli: La funzione permette di fascicolare tutti i documenti, anche quelli non protocollati, ai fini della successiva conservazione.

Conservazione Sostitutiva: La funzione offre la possibilità di conservare i documenti esclusivamente in formato digitale, per evitare che si deteriorino e far sì che risultino nel tempo sempre integri e autentici. Inoltre, ne consente l’invio automatico al conservatore accreditato, coerentemente con le indicazioni fornite nella Delibera Cnipa n.11 (19 Febbraio 2004).

 

 

Albo Pretorio

L’ Albo Pretorio è il luogo in cui vengono affissi tutti quegli atti per i quali la legge impone la pubblicazione come condizione per acquistare efficacia e quindi produrre gli effetti previsti. L’attività dell’albo pretorio consiste nella pubblicazione delle categorie di atti di seguito elencati, attraverso l’apposizione del referto di pubblicazione:   
  • deliberazioni, ordinanze, determinazioni, avvisi, manifesti, gare, concorsi e altri atti del Comune e di altri enti pubblici, che devono essere portati a conoscenza del pubblico come atti emessi dalla pubblica amministrazione;
  • avvisi di deposito alla casa comunale di atti finanziari e delle cartelle esattoriali per i soggetti che risultano irreperibili;
  • alcuni importanti provvedimenti (piani urbanistici, del commercio, del traffico, ecc. ecc.) vengono depositati presso la Segreteria a disposizione del pubblico;
  • infine, alcuni particolari atti riguardanti privati cittadini, come il cambio di nome e/o cognome.
L’ Albo Pretorio è il luogo in cui vengono affissi tutti quegli atti per i quali la legge impone la pubblicazione come condizione per acquistare efficacia e quindi produrre gli effetti previsti. L’attività dell’albo pretorio consiste nella pubblicazione delle categorie di atti di seguito elencati, attraverso l’apposizione del referto di pubblicazione:   
  • deliberazioni, ordinanze, determinazioni, avvisi, manifesti, gare, concorsi e altri atti del Comune e di altri enti pubblici, che devono essere portati a conoscenza del pubblico come atti emessi dalla pubblica amministrazione;
  • avvisi di deposito alla casa comunale di atti finanziari e delle cartelle esattoriali per i soggetti che risultano irreperibili;
  • alcuni importanti provvedimenti (piani urbanistici, del commercio, del traffico, ecc. ecc.) vengono depositati presso la Segreteria a disposizione del pubblico;
  • infine, alcuni particolari atti riguardanti privati cittadini, come il cambio di nome e/o cognome.
Quindi in ogni comune deve essere esposto presso la sede comunale l’Albo Pretorio. A seguito della pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n. 140 del 19 giugno 2009, supplemento ordinario n. 95, della Legge n. 69 del 18 giugno 2009 riguardante "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile", il comune si trova ad affrontare una nuova situazione in merito alla materia di pubblicazione dell’Albo Pretorio. Detta Legge, perseguendo l’obiettivo di modernizzare l’azione amministrativa mediante il ricorso agli strumenti ed alla comunicazione informatica, riconosce l’effetto di pubblicazione legale solamente agli atti e ai provvedimenti amministrativi pubblicati dagli Enti Pubblici sui propri siti informatici. A decorrere dal 1° gennaio 2010 le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non produrranno più l’effetto di pubblicità legale. Per far fronte agli obblighi normativi, la ITALSOFT,  mette a disposizione dei propri clienti le opportune soluzioni informatiche utili non solo alla formazione, alla gestione ed alla conservazione dei documenti su cui ricade l’obbligo, ma anche un sistema automatizzato di Pubblicazione degli stessi su Web. La soluzione Web prevede la gestione integrata dell’Albo Pretorio On-Line, consentendo la relativa consultazione da parte dei cittadini, direttamente dal sito del proprio Ente. Tale proposta arricchisce l’ampia gamma dei ns. servizi internet rivolti al cittadino ed intranet rivolti al personale dell’Ente, tra i quali citiamo:
  • richiesta di certificati anagrafici;
  • autocertificazione precompilata;
  • richieste evasioni pratiche on-line;
  • visura posizione tributaria;
  • pagamenti on-line;
  • consultazione scheda ici;
  • estratto conto fornitori;
  • servizi alla persona;
  • gestione territorio;
  • verbali cds;
  • consultazione delibere/determine/ordinanze;
  • albo pretorio;
  • … altro ancora