Atti Amministrativi
Il programma garantisce la visibilità delle informazioni di competenza e la riservatezza dei dati, nel pieno rispetto delle norme sulla privacy. Attraverso l’integrazione con le altre funzionalità della suite, l’operatore può sfruttarne le funzionalità per produrre con estrema precisione l’attestazione della copertura finanziaria e la liquidazione di spesa. Le sue performance straordinarie razionalizzano l’intera struttura organizzativa dell’Ente, eliminando qualsiasi fattore di stress dall’ambiente lavorativo.
Le funzionalità principali
Atti e iter formativo: La funzione definisce le tipologie degli atti gestiti dall’Ente e il relativo iter di approvazione, con gli attori interessati e la documentazione prodotta per ogni evento.
Conservazione Documentale: La funzione invia gli atti firmati digitalmente ai conservatori accreditati, lasciando intatta la possibilità di consultazione presso il repository locale.
Amministrazione Trasparente: La funzione permette di consultare gli atti secondo filtri prestabiliti nell'apposito ramo dell'Amministrazione Trasparente. Inoltre, il software offre la possibilità di oscurare i dati sensibili dell’atto e di produrre una copia che mostra esclusivamente le informazioni di dominio pubblico.
Determinazioni e Ordinanze: La funzione opera in simbiosi con il bilancio pluriennale (per il finanziamento delle spese e l’accertamento delle entrate trattate nell’atto) e genera i CIG e i CUP associati all’Archivio Unico Soggetti (per le future attività di liquidazione).
Personalizzazione formati: La funzione definisce la struttura del testo all’interno dell’atto: frontespizio, corpo del testo, retro etc. Il software permette all’operatore di personalizzare sia i contenuti che gli allegati in base ai dati acquisiti nell’iter formativo.
Fascicolazione e Protocollazione: La funzione permette l'integrazione con i fascicoli del protocollo.
Protocollo
è strutturato per offrire diverse funzionalità, dal “nucleo minimo” (come prescritto dagli standard CNIPA) fino alla gestione del Registro di Protocollo Informatico e dell’intero flusso documentale. La recente normativa sulla dematerializzazione ha imposto alla Pubblica Amministrazione una profonda riorganizzazione interna: il software incrementa del 30% l’efficienza lavorativa dell’Ente attraverso un rapporto consulenziale puntuale e sempre aggiornato e l’implementazione di strumenti tecnologici sempre all’avanguardia.
Le funzionalità principali
Gestione Titolario e Pianta Organica: La funzione gestisce il titolario, classifica e mostra lo storico dei documenti. Inoltre, definisce ruoli e utenti all’interno della Pianta Organica e consente spostamenti rapidi fra ruoli e settori diversi.
Protocollazione: La funzione protocolla tutti i documenti in entrata e in uscita, sia elettronici che cartacei. La protocollazione dei documenti cartacei avviene in tempo reale tramite il Tool Scanner che consente l’acquisizione in formato elettronico o previa segnatura (effettuata con stampa e apposizione del codice a barre per una scansione differita). In seguito, il software provvede in automatico all’associazione del documento con la relativa registrazione di protocollo.
Gestione Pec: La funzione monitora una o più caselle di Posta Elettronica Certificata e integra la procedura di protocollazione automatica del documento. Inoltre, scarica le caselle di posta elettronica ed effettua il backup. Anche l’invio dei protocolli in partenza avviene in modo automatico attraverso QrCode o Firma Digitale.
Fatturazione Elettronica: La funzione protocolla in modo automatico le fatture elettroniche provenienti dallo SDI, per assegnarle automaticamente agli uffici e gestirne l’accettazione o il rifiuto.
Scrivania Lavoro: La funzione gestisce la scrivania di lavoro per ogni utente e/o ufficio, con il relativo workflow per tracciare la pratica dei documenti in entrata e in uscita.
Fascicoli: La funzione permette di fascicolare tutti i documenti, anche quelli non protocollati, ai fini della successiva conservazione.
Conservazione Sostitutiva: La funzione offre la possibilità di conservare i documenti esclusivamente in formato digitale, per evitare che si deteriorino e far sì che risultino nel tempo sempre integri e autentici. Inoltre, ne consente l’invio automatico al conservatore accreditato, coerentemente con le indicazioni fornite nella Delibera Cnipa n.11 (19 Febbraio 2004).
Albo Pretorio
- deliberazioni, ordinanze, determinazioni, avvisi, manifesti, gare, concorsi e altri atti del Comune e di altri enti pubblici, che devono essere portati a conoscenza del pubblico come atti emessi dalla pubblica amministrazione;
- avvisi di deposito alla casa comunale di atti finanziari e delle cartelle esattoriali per i soggetti che risultano irreperibili;
- alcuni importanti provvedimenti (piani urbanistici, del commercio, del traffico, ecc. ecc.) vengono depositati presso la Segreteria a disposizione del pubblico;
- infine, alcuni particolari atti riguardanti privati cittadini, come il cambio di nome e/o cognome.
- deliberazioni, ordinanze, determinazioni, avvisi, manifesti, gare, concorsi e altri atti del Comune e di altri enti pubblici, che devono essere portati a conoscenza del pubblico come atti emessi dalla pubblica amministrazione;
- avvisi di deposito alla casa comunale di atti finanziari e delle cartelle esattoriali per i soggetti che risultano irreperibili;
- alcuni importanti provvedimenti (piani urbanistici, del commercio, del traffico, ecc. ecc.) vengono depositati presso la Segreteria a disposizione del pubblico;
- infine, alcuni particolari atti riguardanti privati cittadini, come il cambio di nome e/o cognome.
- richiesta di certificati anagrafici;
- autocertificazione precompilata;
- richieste evasioni pratiche on-line;
- visura posizione tributaria;
- pagamenti on-line;
- consultazione scheda ici;
- estratto conto fornitori;
- servizi alla persona;
- gestione territorio;
- verbali cds;
- consultazione delibere/determine/ordinanze;
- albo pretorio;
- … altro ancora